主题
采购员-退货管理操作手册（SOP）
文档编号: BayesMES-SOP-PURCHASE-004-V1.0
文档版本: V1.0
适用系统: BayesMES 制造执行系统
适用角色: 采购员、采购跟单员
适用终端: App端 + Web端
角色类型: 操作岗位
最后更新: 2026-04-29
下次评审: 2026-10-29
文档状态: 草稿
编制人: BayesMES团队
审核人: ysfl
批准人: ysfl
真实性核对说明
本文档依据采购退货后端服务、共享请求结构、App 收货详情退货入口和 Web 退货列表/详情页编写。当前正式截图未补齐，且 Web 详情页“驳回”按钮与列表页实现存在差异，文档已按真实主流程标注待确认项。
目录
- 5分钟快速上手
- 1. 名词术语表
- 2. 功能概述
- 3. 操作前准备
- 4. 操作流程详解
- 5. 关键业务关联关系
- 6. 异常处理与应急措施
- 7. 常见问题解答(FAQ)
- 8. 操作注意事项
- 9. 待确认问题清单
- 10. 关联文档
- 11. 截图清单
- 12. 快速参考卡
- 13. 版本记录
5分钟快速上手
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已完成收货物料 → 点击退货 → 填数量/类型/原因 → 确认 → 系统自动提交待审批跟踪流程：
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Web端退货列表 → 查看状态 → 已审批后标记发货 → 完成退货1. 名词术语表
| 术语 | 英文/缩写 | 解释 |
|---|---|---|
| 退货单 | Purchase Return | 记录采购来料退回供应商的单据 |
| 待审批 | Pending Approval | 退货单已提交，等待审批 |
| 已审批 | Approved | 审批通过，可安排退货发出 |
| 退货中 | Shipping | 已开始执行退货 |
| 已完成 | Completed | 退货流程闭环完成 |
| 已驳回 | Rejected | 审批未通过 |
| 收货记录 | Receiving Record | 采购收货后生成的单次收货记录 |
2. 功能概述
2.1 功能说明
采购退货用于处理来料质量问题、发错货、多发货或运输损坏等异常。当前系统支持两种主操作：
- 在 App 收货详情页对已收货物料直接发起退货。
- 在 Web 退货列表中查看、跟踪和推进退货状态。
2.2 适用场景
| 场景 | 说明 |
|---|---|
| 来料质量异常 | 物料不合格需要退回供应商 |
| 发错货 | 到货物料与订单不一致 |
| 多发货 | 供应商发货数量超过应收 |
| 运输损坏 | 物料在运输过程中受损 |
2.3 状态流转
当前 App 入口默认行为：
- 从收货页发起退货后，系统会自动提交审批。
- 对使用者而言，提交成功后直接看到「待审批」状态。
3. 操作前准备
3.1 前置条件
| 条件 | 说明 |
|---|---|
| 已有收货记录 | 退货必须关联已收货的来料 |
| 已确认退货原因 | 需在退货单中明确填写 |
| 已确认退货数量 | 不能超过已收货数量 |
| 已明确后续责任人 | 谁审批、谁发货、谁关闭流程要先沟通清楚 |
3.2 功能入口
App 发起入口：
工作台 → 采购收货 → 订单详情 → 已完成物料 → 退货
Web 跟踪入口：
Web端 → 采购管理 → 退货管理 → 退货列表
3.3 退货前核对项
| 核对项 | 说明 |
|---|---|
| 物料 | 确认是当前收货单下的已收货物料 |
| 数量 | 本次退货数量不超过已收货数量 |
| 类型 | 选择正确退货类型 |
| 原因 | 写清业务原因，便于审批和对账 |
4. 操作流程详解
4.1 流程总览
| 步骤 | 操作 | 说明 | 状态变化 |
|---|---|---|---|
| 1 | App 发起退货 | 关联收货记录创建退货单 | 已收货 → 待审批 |
| 2 | Web 查看列表 | 跟踪退货状态 | 待审批 / 已审批 |
| 3 | 标记发货 | 已审批后推进物流退回 | 已审批 → 退货中 |
| 4 | 完成退货 | 确认流程闭环 | 退货中 → 已完成 |
4.2 步骤一：在 App 中发起退货
- 进入采购收货订单详情页。
- 在「已完成」物料区域选择目标物料。
- 点击「退货」打开退货弹窗。
【截图01-App退货入口】
标注：已完成物料区域、退货按钮。
4.3 步骤二：填写退货信息
退货弹窗字段：
| 字段 | 必填 | 填写要求 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 退货数量 | 是 | 大于 0，且不超过已收货数量 | 本次退回数量 |
| 退货类型 | 是 | 选择质量问题/发错货/多发货/运输损坏/其他 | 影响后续判断 |
| 退货原因 | 是 | 文字说明 | 不能为空 |
| 备注 | 否 | 补充说明 | 可为空 |
业务限制：
- 退货数量必须大于 0。
- 退货数量不能超过已收货数量。
- 必须选择退货类型。
- 必须填写退货原因。
【截图02-App退货弹窗】
标注：退货数量、退货类型、退货原因、确认按钮。
4.4 步骤三：确认退货并自动提交审批
- 点击确认。
- 系统创建退货单。
- 系统自动提交审批。
- 返回订单详情页并刷新数据。
状态变化：
创建前：无退货单
创建后：待审批
影响范围：
- 退货单绑定当前收货记录。
- 系统记录退货类型、数量和原因。
- 后续在 Web 端列表中可继续跟踪。
【截图03-App退货成功】
标注：成功提示、返回后的状态变化。
4.5 步骤四：在 Web 端查看退货列表
- 进入「采购管理 → 退货管理 → 退货列表」。
- 使用退货单号、状态、退货类型等条件筛选。
- 找到刚创建的退货单。
- 点击「查看」进入详情，或直接在列表推进后续动作。
列表字段：
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 退货单号 | 系统生成 |
| 退货类型 | 质量问题、发错货等 |
| 供应商 | 当前退货对应供应商 |
| 物料编码/名称 | 退货物料 |
| 退货数量 | 本次退货数量 |
| 状态 | 草稿、待审批、已审批、退货中、已完成、已驳回、已取消 |
【截图04-Web退货列表】
标注：筛选区、状态、操作按钮。
4.6 步骤五：审批、驳回、发货与完成
当前主操作建议：以列表页为准。
| 动作 | 适用状态 | 结果 |
|---|---|---|
| 审批 | 待审批 | 变为已审批 |
| 驳回 | 待审批 | 变为已驳回 |
| 标记发货 | 已审批 | 变为退货中 |
| 完成退货 | 退货中 | 变为已完成 |
如果你的岗位只负责发起和跟踪，则看到状态即可，不需要执行全部按钮；如果你的账号同时具备相应操作权限，可在列表推进后续步骤。
【截图05-Web状态推进】
标注：审批、驳回、标记发货、完成退货。
5. 关键业务关联关系
| 关联对象 | 关系说明 |
|---|---|
| 采购收货 | 退货必须来自已收货物料 |
| 收货记录 | App 发起退货时会绑定收货记录 |
| 供应商 | 退货单会记录对应供应商 |
| 库存冻结/解锁 | 提交审批后系统会按规则处理相关库存占用 |
| 退货执行 | 审批通过后才能进入发货与完成 |
6. 异常处理与应急措施
异常1：未找到对应的收货记录
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | App 提示“未找到对应的收货记录” |
| 可能原因 | 当前物料没有可用的收货记录匹配 |
| 解决方法 | 先检查是否从正确订单和正确物料发起 |
| 预防措施 | 只在已完成物料区域发起退货 |
异常2：退货数量超过已收货数量
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 提示“退货数量不能超过已收货数量” |
| 可能原因 | 输入数量超出可退范围 |
| 解决方法 | 改为实际可退数量 |
| 预防措施 | 发起前先核对已收货数量 |
异常3：列表状态无法推进
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 无法审批、发货或完成 |
| 可能原因 | 当前状态不匹配，或账号无对应权限 |
| 解决方法 | 先确认状态，再联系主管/管理员 |
| 预防措施 | 按状态顺序推进，不跳步骤 |
异常4：网络异常
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 退货提交过程中App无响应或提交超时 |
| 可能原因 | 网络中断或服务器响应超时 |
| 解决方法 | 恢复网络后刷新页面重试；如退货操作未成功提交，重新执行；注意避免重复提交导致退货单重复 |
| 预防措施 | 操作前确认网络连接正常 |
异常5：数据冲突
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 两人同时操作同一退货单（如一人审批一人修改），后提交者收到冲突提示 |
| 可能原因 | 多人同时操作同一条退货记录 |
| 解决方法 | 刷新页面获取最新数据后重新操作 |
| 预防措施 | 团队内协调分工，避免同时操作同一退货单 |
| 问题类型 | 联系人 | 联系方式 | 响应时间 |
|---|---|---|---|
| 退货业务问题 | 采购主管 | 部门内线/企微群 | 30分钟内 |
| 状态推进问题 | 采购负责人/流程管理员 | 部门内线/企微群 | 30分钟内 |
| 系统故障 | IT技术支持 | 服务台/企微群 | 15分钟内 |
7. 常见问题解答(FAQ)
Q1：退货一定要从 App 发起吗？
当前主操作链路支持从 App 收货详情直接发起，Web 端负责查看和推进状态。
Q2：为什么提交后直接变成待审批？
因为 App 发起退货时会自动提交审批。
Q3：退货单能不能超过已收货数量？
不能，系统会直接拦截。
Q4：已审批后下一步做什么？
按实际业务安排退回供应商，并在系统中执行「标记发货」。
Q5：详情页和列表页都能操作时用哪个？
当前建议以列表页为主，因为列表页的状态推进实现更完整、更稳定。
8. 操作注意事项
| 注意事项 | 说明 |
|---|---|
| 原因必须写清楚 | 关系到审批和后续对账 |
| 数量按实退填写 | 避免后续库存和对账错误 |
| 先发起再跟踪 | App 发起后再到 Web 看状态 |
| 状态按顺序推进 | 不要跳过审批直接做完成 |
| 以列表页推进为主 | 当前详情页存在待确认差异 |
9. 待确认问题清单
| 编号 | 待确认项 | 当前处理口径 | 责任人 |
|---|---|---|---|
| TC-01 | 发布版真实截图 | 当前文档使用截图占位，发布前补充脱敏截图 | 文档编制人 |
| TC-02 | 详情页“驳回”按钮实现 | 当前 SOP 以列表页驳回链路为准，详情页差异待修正或确认 | 前端负责人 |
| TC-03 | 退货执行角色边界 | 当前文档按“采购员可发起并跟踪，具备权限者可推进状态”表述 | 产品负责人 |
10. 关联文档
| 文档 | 用途 |
|---|---|
| 采购员-收货操作SOP | 了解退货来源入口 |
| 采购员-订单管理SOP | 了解订单前置链路 |
| TM-03 采购管理培训手册 | 了解采购业务背景 |
11. 截图清单
| 编号 | 截图内容 | 标注要点 | 文件名 | 确认状态 |
|---|---|---|---|---|
| 01 | App 退货入口 | 已完成物料区、退货按钮 | purchase-return-01-app-entry.png | 待补充 |
| 02 | App 退货弹窗 | 数量、类型、原因、确认按钮 | purchase-return-02-app-form.png | 待补充 |
| 03 | App 退货成功 | 成功提示、返回后页面 | purchase-return-03-app-success.png | 待补充 |
| 04 | H5 退货列表 | 分类页签、空状态、页面标题 | purchase-return-04-list-mobile.png | 已完成 |
| 05 | H5 退货异常页 | 当前开发环境出现连接异常的证据页 | purchase-return-05-web-actions.png | 已完成 |
截图统一放置于 模块/03-采购管理/SOP/images/。
12. 快速参考卡
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发起退货：已完成物料 → 退货 → 填数量/类型/原因 → 确认
状态跟踪：待审批 → 已审批 → 退货中 → 已完成
关键限制：退货数量不能超过已收货数量13. 版本记录
| 版本 | 日期 | 修订人 | 修订内容 |
|---|---|---|---|
| V1.0 | 2026-04-29 | BayesMES团队 | 首次创建采购员退货管理SOP |