主题
采购员-订单管理操作手册（SOP）
文档编号: BayesMES-SOP-PURCHASE-001-V1.0
文档版本: V1.0
适用系统: BayesMES 制造执行系统
适用角色: 采购员
适用终端: Web端
角色类型: 操作岗位
最后更新: 2026-04-29
下次评审: 2026-10-29
文档状态: 草稿
编制人: BayesMES团队
审核人: ysfl
批准人: ysfl
真实性核对说明
本文档依据《SOP编制标准》V2.2.0 编写，已核对采购模块后端 PHP、共享类型库、Web 前端页面与采购管理培训手册。当前版本未补齐真实系统截图，截图位置已列入清单；发布版必须补充脱敏截图并完成复审。
目录
- 5分钟快速上手
- 1. 名词术语表
- 2. 功能概述
- 3. 操作前准备
- 4. 操作流程详解
- 5. 关键业务关联关系
- 6. 异常处理与应急措施
- 7. 常见问题解答(FAQ)
- 8. 操作注意事项
- 9. 待确认问题清单
- 10. 关联文档
- 11. 截图清单
- 12. 快速检查清单
- 13. 版本记录
5分钟快速上手
本章节供快速了解核心流程，详细步骤请看第4章
核心流程
| 步骤 | 操作 | 要点 |
|---|---|---|
| 进入采购订单列表，点击"新建订单" | 路径：采购管理 → 采购订单 → 订单列表 | |
| 选择供应商，填写订单日期和交期 | 供应商必须已启用且不在黑名单 | |
| 填写联系人、收货地址等信息 | 建议填写完整便于后续跟踪 | |
| 添加订单明细，选物料后核对带入的单价 | 至少1条明细，数量大于0；单价按该供应商最近一次成交价带入，没有历史时需手工填写 | |
| 点击"创建" | 创建成功后订单状态为「待审核」 |
1. 名词术语表
| 术语 | 英文/缩写 | 解释 |
|---|---|---|
| 采购订单 | Purchase Order | 记录供应商、物料、数量、交期和价格的采购单据 |
| 供应商 | Supplier | 提供物料或服务的外部合作方 |
| 承诺交期 | Promise Date | 供应商承诺完成交货的日期 |
| 要求交期 | Required Date | 公司要求供应商完成交货的目标日期 |
| 订单明细 | Order Item | 采购订单中的单个物料行 |
| 部分到货 | Partial Receiving | 订单只收到了部分数量，可继续收货 |
| 全部到货 | Full Receiving | 订单全部数量已收货完成 |
| MRP | Material Requirements Planning | 物料需求计划，可作为采购订单来源之一 |
2. 功能概述
2.1 功能说明
采购订单管理用于维护采购订单的创建、查询、编辑、查看和导出。采购员在 Web 端录入订单后，系统创建采购订单并将状态置为「待审核」。
2.2 适用场景
| 场景 | 说明 |
|---|---|
| 日常采购下单 | 根据生产、库存或业务需求创建采购订单 |
| 补料加单 | 对紧急缺料或插单需求追加采购 |
| 跟踪订单执行 | 查看到货进度、逾期情况和收货记录 |
| 导出订单数据 | 导出订单主表、明细或完整数据 |
2.3 功能特点
- 支持按订单号、物料、供应商、状态、优先级和日期范围查询。
- 订单列表默认展开物料明细，便于核对采购内容。
- 新建订单时必须至少录入 1 条明细。
- 创建完成后自动进入「待审核」。
2.4 数据依赖关系
| 步骤 | 操作 | 系统结果 |
|---|---|---|
| 1 | 选择供应商和交期 | 建立订单主信息 |
| 2 | 录入订单明细 | 计算数量和金额 |
| 3 | 点击创建 | 生成采购订单 |
| 4 | 返回列表确认 | 新订单状态为待审核 |
3. 操作前准备
3.1 使用前检查
| 检查项 | 要求 |
|---|---|
| 供应商资料 | 供应商已启用，且不在黑名单中 |
| 物料资料 | 物料编码、名称、单位可正常选择 |
| 采购需求 | 已明确采购数量、要求交期、承诺交期 |
| 联系与收货资料 | 已准备联系人、电话、收货地址等信息 |
3.2 基础资料准备
| 资料 | 用途 |
|---|---|
| 采购申请/缺料信息 | 确定下单原因和数量 |
| 供应商信息 | 选择供应商并核对联系人 |
| 交期信息 | 填写要求交期和承诺交期 |
| 收货地址 | 确定仓库或收货地点 |
3.3 功能入口
菜单路径：
Web端 → 采购管理 → 采购订单 → 订单列表
4. 操作流程详解
4.1 流程总览
| 步骤 | 操作 | 说明 | 状态变化 |
|---|---|---|---|
| 1 | 进入订单列表 | 查看已有订单和筛选条件 | - |
| 2 | 点击新建订单 | 打开订单表单 | - |
| 3 | 填写订单信息 | 录入供应商、日期、交期、地址等 | - |
| 4 | 添加订单明细 | 至少录入 1 条物料行；单价由系统带入最近成交价 | - |
| 5 | 核对单价（可选查看历史价格） | 单价列右侧有「历史」入口，可查历史成交价与参考价 | - |
| 6 | 点击创建 | 系统保存订单 | 无 → 待审核 |
4.2 步骤一：进入采购订单列表
- 进入「采购管理」模块。
- 点击左侧「采购订单」。
- 默认进入「订单列表」页面。
页面内容：
| 区域 | 说明 |
|---|---|
| 搜索区 | 订单号、物料搜索、供应商、状态、优先级、日期范围 |
| 工具栏 | 新建订单、字段设置、导出、刷新 |
| 订单表格 | 订单号、供应商、交期、状态、优先级、金额、收货进度 |
| 展开明细 | 查看订单下的物料明细 |
【截图01-采购订单列表】
标注：搜索区、新建订单按钮、导出按钮、订单表格、展开明细区。
4.3 步骤二：新建采购订单
- 点击工具栏中的「新建订单」。
- 系统打开「创建订单」页面。
- 页面标题显示为「新建采购订单」。
【截图02-新建订单入口】
标注：新建订单按钮、跳转后的页面标题。
4.4 步骤三：填写基础信息
| 字段 | 必填 | 填写要求 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 供应商 | 是 | 下拉选择 | 编辑模式下不可改 |
| 紧急程度 | 是 | 选择紧急/高/中/低 | 页面默认值为中 |
| 订单日期 | 是 | 选择日期 | 不可留空 |
| 要求交期 | 是 | 不早于订单日期 | 用于跟踪交期 |
| 承诺交期 | 是 | 不早于订单日期 | 由供应商承诺 |
业务限制：
- 供应商未启用时不能创建订单。
- 黑名单供应商不能创建订单。
- 要求交期和承诺交期不能早于订单日期。
【截图03-基础信息】
标注：供应商、紧急程度、订单日期、要求交期、承诺交期。
4.5 步骤四：填写联系与收货信息
| 字段 | 必填 | 填写建议 |
|---|---|---|
| 联系人 | 否 | 建议填写实际对接人 |
| 联系电话 | 否 | 建议填写可联系号码 |
| 收货地址 | 否 | 建议填写本次实际收货地点 |
| 配送方式 | 否 | 例如：供应商配送、自提 |
| 配送备注 | 否 | 填写预约、包装等要求 |
| 采购员 | 否 | 记录经办人 |
| 采购部门 | 否 | 记录所属部门 |
| 备注 | 否 | 记录特殊要求或补充说明 |
【截图04-联系与收货信息】
标注：联系人、联系电话、收货地址、配送方式、备注。
4.6 步骤五：添加订单明细
- 在「订单明细」区域点击「添加明细」。
- 选择物料。
- 核对系统带入的单价：单价下方会显示来源标记——「已带入」表示取自历史成交价，「手工」表示当前是你自己填写的，「无历史」表示该供应商此前没有这个物料的成交记录。
- 录入数量、单位；单价按实际情况修改。
- 如有需要，填写行备注。
- 重复操作，直到明细录入完成。
数据说明：
| 字段 | 必填 | 格式要求 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 物料 | 是 | 从选择器选择 | 不能手工乱填 |
| 数量 | 是 | 大于 0 | 支持 2 位小数 |
| 单价 | 是 | 不小于 0 | 支持 4 位小数；选定物料后系统自动带入该供应商该物料最近一次成交价，没有历史记录时默认为 0，需要手工填写 |
| 单位 | 是 | 物料单位 | 由物料带出，可修改 |
| 备注 | 否 | 文本 | 行级补充说明 |
业务限制：
- 至少需要 1 条订单明细。
- 数量必须大于 0。
- 单价不能为负数。
- 带入的单价只作参考，改动后请保留来源标记为「手工」，便于复核。
- 已取消的订单不计入带入单价与最高/最低价。
【截图05-订单明细】
标注：添加明细按钮、物料选择器、数量、单价、删除按钮、数量金额汇总。
4.7 步骤六：查看历史价格（可选）
需要核价、比价时，按下面步骤查看该供应商这个物料的历史成交价。
- 在明细行「单价」右侧点击「历史」。
- 弹窗顶部显示概览：最近成交价、历史最低价、历史最高价（各带日期）、加权平均价、历史订单数、累计数量。
- 弹窗中部是历史订单明细，按订单日期从新到旧排列，可切换统计范围（近 24 个月 / 近 12 个月 / 不限时间），也可勾选「显示已取消订单」，已取消的行会标注状态。
- 弹窗底部是「其他供应商参考价」：同一物料在其他供应商的最近成交价，每行给出最近三期价格与日期，便于比较。
- 看完关闭弹窗即可，不会改动已填的明细。
说明：概览里的最高价、最低价、最近成交价都不含已取消订单；统计范围默认是近 24 个月，需要看更早的记录时切换到「不限时间」。
4.8 步骤七：创建订单并返回列表
- 再次确认表单内容。
- 点击页面底部「创建」。
- 系统提示「创建成功」。
- 系统返回订单列表页。
- 在列表中确认新订单状态为「待审核」。
状态变化：
创建前：无订单
创建后：待审核
影响范围：
- 生成新的采购订单号。
- 保存订单主信息和物料明细。
- 进入主管审核流程。
【截图06-创建成功】
标注：成功提示、新订单记录、状态标签。
4.9 步骤八：查看、编辑与删除
| 操作 | 页面入口 | 当前实现口径 |
|---|---|---|
| 查看 | 列表「查看」 | 可查看订单详情、明细、收货记录 |
| 编辑 | 待审核订单的「编辑」 | 当前前端仅对待审核订单显示 |
| 删除 | 列表或详情页「删除」 | 后端仅允许删除待审核订单 |
| 导出 | 工具栏「导出」 | 支持导出订单、明细、完整数据 |
如果删除失败，请先确认该订单是否仍为待审核状态。
5. 关键业务关联关系
| 关联对象 | 关系说明 |
|---|---|
| 供应商管理 | 订单创建依赖已启用且非黑名单供应商 |
| 物料管理 | 明细物料从物料主数据选择 |
| 采购主管审核 | 新建订单创建后进入待审核 |
| 采购收货 | 审核通过后才能进入收货流程 |
| 采购退货 | 收货后若发现异常，可由退货流程继续处理 |
6. 异常处理与应急措施
异常1：无法创建订单
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 点击创建后失败 |
| 可能原因 | 明细为空、交期不合法、供应商不可用 |
| 解决方法 | 检查必填项、日期、明细行和供应商状态 |
| 预防措施 | 创建前先完成表单核对 |
异常2：供应商无法选择或选择后不能提交
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 供应商下拉无数据，或创建时报错 |
| 可能原因 | 供应商未启用，或被加入黑名单 |
| 解决方法 | 联系供应商管理员核对供应商状态 |
| 预防措施 | 下单前先核对供应商档案 |
异常3：删除失败
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 点击删除后提示失败 |
| 可能原因 | 订单已不是待审核状态 |
| 解决方法 | 不再删除，改为走取消或收货后的后续流程 |
| 预防措施 | 提交审核前确认无误后再保存 |
异常4：网络异常
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 操作过程中页面无响应或提交超时 |
| 可能原因 | 网络中断或服务器响应超时 |
| 解决方法 | 恢复网络后刷新页面重试；如数据丢失，重新录入订单信息 |
| 预防措施 | 操作前确认网络连接正常 |
异常5：数据冲突
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 现象 | 两人同时编辑同一订单，后提交者收到冲突提示 |
| 可能原因 | 多人同时操作同一条采购订单 |
| 解决方法 | 刷新页面获取最新数据后重新操作 |
| 预防措施 | 团队内协调分工，避免同时编辑同一订单 |
| 问题类型 | 联系人 | 联系方式 | 响应时间 |
|---|---|---|---|
| 订单录入问题 | 采购主管 | 部门内线/企微群 | 30分钟内 |
| 供应商资料问题 | 采购主数据管理员 | 部门内线/企微群 | 30分钟内 |
| 系统故障 | IT技术支持 | 服务台/企微群 | 15分钟内 |
7. 常见问题解答(FAQ)
Q1：为什么我创建后看不到新订单？
先刷新列表，再按订单号搜索。系统创建成功后会返回列表页并带刷新标记。
Q2：为什么不能不填明细直接保存？
当前系统要求至少有 1 条订单明细，否则不能创建订单。
Q3：编辑时为什么供应商字段不能改？
当前编辑页面对供应商字段禁用，如需更换供应商，建议重新建单。
Q4：订单创建后是什么状态？
创建后直接进入「待审核」。
Q5：什么时候可以进入收货？
订单审核通过后，状态会变为「已确认」，这时才会出现收货入口。
Q6：单价为什么自己变了？
选定物料后，系统会自动带入该供应商这个物料最近一次的成交价，单价下方会显示「已带入」。如果这个价格不是本次的成交价，直接改掉即可，标记会变成「手工」。该供应商此前没有这个物料的成交记录时，单价保持 0，需要手工填写，标记显示「无历史」。
Q7：想看这个物料以前买过多少钱，从哪里看？
在订单明细「单价」右侧点「历史」，弹窗里可以看到历史订单明细、历史最高价与最低价（含日期），以及同一物料在其他供应商的最近成交价。统计范围默认近 24 个月，需要看更早的记录可切换到「不限时间」。
Q8：为什么带入的单价和上次不一样？
带入取的是这个供应商这个物料最近一次的成交价，不同供应商之间不会互相带入；另外已取消的订单不计入带入与最高/最低价，所以作废单的价格不会带进来。
8. 操作注意事项
| 注意事项 | 说明 |
|---|---|
| 先核对供应商 | 避免选错供应商后反复作废或重建 |
| 交期要真实 | 要求交期和承诺交期都会影响逾期跟踪 |
| 明细逐行核对 | 数量、单价和单位错误会直接影响金额和收货 |
| 创建前看一遍总表 | 提交后订单会进入审核流程，返工成本更高 |
| 删除只适用于待审核 | 非待审核状态不要按删除处理 |
9. 待确认问题清单
| 编号 | 待确认项 | 当前处理口径 | 责任人 |
|---|---|---|---|
| TC-01 | 发布版真实截图 | 当前文档使用截图占位，发布前补充脱敏截图 | 文档编制人 |
| TC-02 | 删除按钮显示范围 | 当前前端多处显示删除按钮，但后端仅允许待审核订单删除，SOP以真实后端规则为准 | 前端负责人 |
| TC-03 | 独立“确认订单”入口 | 后端存在确认接口，但当前 Web 端主流程以“审核通过后即已确认”为准 | 产品负责人 |
10. 关联文档
| 文档 | 用途 |
|---|---|
| TM-03 采购管理培训手册 | 了解采购模块整体业务 |
| 采购主管-订单审核SOP | 审核采购订单 |
| 采购员-收货操作SOP | 订单审核通过后的收货操作 |
| 采购员-退货管理SOP | 到货异常后的退货处理 |
11. 截图清单
| 编号 | 截图内容 | 标注要点 | 文件名 | 确认状态 |
|---|---|---|---|---|
| 01 | 采购订单列表 | 搜索区、新建订单、导出、订单表格、展开明细 | purchase-order-01-list.png | 待补充 |
| 02 | 新建订单入口 | 新建按钮、表单标题 | purchase-order-02-create-entry.png | 待补充 |
| 03 | 基础信息 | 供应商、紧急程度、订单日期、要求交期、承诺交期 | purchase-order-03-basic.png | 待补充 |
| 04 | 联系与收货信息 | 联系人、电话、收货地址、配送方式、备注 | purchase-order-04-contact-delivery.png | 待补充 |
| 05 | 订单明细 | 添加明细、物料选择、数量、单价、汇总 | purchase-order-05-items.png | 待补充 |
| 06 | 创建成功返回列表 | 成功提示、新订单、待审核状态 | purchase-order-06-success.png | 待补充 |
| 07 | 历史价格弹窗 | 概览极值、历史订单明细、其他供应商参考价、统计范围切换 | purchase-order-07-price-history.png | 待补充 |
截图统一放置于 模块/03-采购管理/SOP/images/。
12. 快速检查清单
text
□ 已选对供应商
□ 已填订单日期、要求交期、承诺交期
□ 已录入至少 1 条明细
□ 已核对数量、单价、单位（带入价不合适时已手工修改）
□ 已确认创建后将进入待审核13. 版本记录
| 版本 | 日期 | 修订人 | 修订内容 |
|---|---|---|---|
| V1.0 | 2026-04-29 | BayesMES团队 | 首次创建采购员订单管理SOP |
| V1.1 | 2026-10-17 | 培训教研 | 补充单价自动带入说明、新增「查看历史价格」步骤与 FAQ，截图清单增加历史价格弹窗 |