主题
TM-03 采购管理培训手册
版本: v1.0
适用角色: 采购员、采购主管、仓库收货员
更新日期: 2025-12-29
1. 模块概述
1.1 业务定位
采购管理模块负责供应商管理、采购订单创建、到货跟踪和供应商绩效评估，是保障生产物料供应的关键环节。
1.2 核心功能
| 功能 | 说明 | 主要使用端 |
|---|---|---|
| 供应商管理 | 维护供应商档案和资质信息 | Web端 |
| 采购订单 | 创建和管理采购订单 | Web端 |
| 采购收货 | 扫码收货入库 | Web端/App端 |
| 索赔管理 | 供应商质量问题索赔 | Web端 |
| 绩效评估 | 供应商交期/质量绩效 | Web端 |
| 采购看板 | 采购KPI和待办事项 | Web端 |
1.3 适用角色
| 角色 | 主要职责 | 常用功能 |
|---|---|---|
| 采购员 | 下单采购、跟踪订单 | 采购订单、收货确认 |
| 采购主管 | 供应商管理、价格审批 | 供应商管理、绩效评估 |
| 收货员 | 到货验收、扫码收货 | 采购收货（App） |
2. 业务流程
2.1 采购订单流程
2.2 采购收货流程
2.3 供应商索赔流程
3. Web端操作指南
3.1 采购看板
入口路径: 采购管理 → 采购看板
功能说明:
- 采购KPI概览
- 待办事项提醒
- 订单状态统计
看板指标:
| 指标 | 说明 |
|---|---|
| 待处理订单 | 待确认/待发货订单数 |
| 本月采购额 | 当月采购总金额 |
| 待收货订单 | 已发货待收货数量 |
| 延期订单 | 超过交期未到货 |
| 供应商合格率 | 来料合格率统计 |
3.2 供应商管理
入口路径: 采购管理 → 供应商管理
功能说明:
- 维护供应商档案
- 管理供应物料和价格
- 供应商评级
3.2.1 创建供应商
操作步骤:
- 点击
新建供应商 - 填写基本信息：
| 字段 | 必填 | 说明 |
|---|---|---|
| 供应商编码 | 自动 | 系统生成 |
| 供应商名称 | ✅ | 公司全称 |
| 简称 | ❌ | 简短名称 |
| 联系人 | ✅ | 主要联系人 |
| 联系电话 | ✅ | 联系方式 |
| 地址 | ❌ | 公司地址 |
| 付款条件 | ❌ | 付款周期 |
- 填写资质信息
- 点击
保存
3.2.2 供应物料管理
操作步骤:
- 在供应商详情页点击
供应物料 - 添加物料：
- 选择物料
- 输入价格
- 设置最小订购量
- 设置采购提前期
- 保存
3.2.3 供应商状态
| 状态 | 说明 |
|---|---|
| 待审核 | 新建待审核 |
| 合格 | 审核通过 |
| 黑名单 | 禁止采购 |
| 停用 | 暂停合作 |
3.2.4 客户指定供应商
- 部分客户要求使用指定供应商
- 在供应商档案中标记"客户指定"
- 采购时系统自动提示
3.3 采购订单管理
入口路径: 采购管理 → 采购订单
功能说明:
- 创建采购订单
- 订单状态跟踪
- 订单明细管理
3.3.1 创建订单
操作步骤:
- 点击
新建订单 - 选择供应商
- 添加订单明细：
- 选择物料（自动带出价格）
- 输入采购数量
- 确认单价
- 设置交货日期
- 填写订单备注
- 提交订单
3.3.2 订单字段说明
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 订单编号 | 系统自动生成 |
| 供应商 | 采购供应商 |
| 订单日期 | 下单日期 |
| 交货日期 | 要求交货日期 |
| 订单金额 | 订单总金额 |
| 已收货金额 | 已收货部分金额 |
| 状态 | 订单当前状态 |
3.3.3 订单状态
| 状态 | 说明 |
|---|---|
| 草稿 | 未提交 |
| 待审核 | 等待审批 |
| 已确认 | 审批通过 |
| 部分到货 | 部分收货 |
| 全部到货 | 全部收货 |
| 已关闭 | 订单关闭 |
| 已取消 | 订单取消 |
3.3.4 订单操作
| 操作 | 说明 |
|---|---|
| 提交 | 提交审批 |
| 审批 | 审核通过/拒绝 |
| 收货 | 进入收货流程 |
| 关闭 | 强制关闭订单 |
| 取消 | 取消订单 |
| 打印 | 打印采购单 |
3.4 采购收货
入口路径: 采购管理 → 采购收货
功能说明:
- 查看待收货订单
- 执行收货操作
- 查看收货历史
3.4.1 执行收货（Web端）
操作步骤:
- 在订单列表找到待收货订单
- 点击
收货 - 核对收货信息：
- 物料信息
- 应收数量
- 本次收货数量
- 录入批次信息：
- 批次号（可系统生成）
- 炉号（如适用）
- 生产日期
- 有效期
- 拍照记录（可选）
- 选择入库仓库
- 确认收货
3.4.2 收货字段
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 订单行 | 订单明细行 |
| 应收数量 | 订单剩余未收数量 |
| 本次收货 | 本次实收数量 |
| 批次号 | 物料批次 |
| 炉号 | 原材料炉号 |
| 入库仓库 | 收货存放仓库 |
3.4.3 超收处理
- 系统默认允许一定比例超收（如5%）
- 超过比例需审批
- 超收部分自动标记
3.5 供应商索赔
入口路径: 采购管理 → 索赔管理
功能说明:
- 创建索赔单
- 跟踪索赔进度
- 索赔统计
3.5.1 创建索赔
操作步骤:
- 点击
新建索赔 - 选择供应商
- 填写索赔信息：
- 关联采购订单/批次
- 索赔原因
- 索赔金额
- 不良数量
- 上传证据（照片/检验报告）
- 提交索赔
3.5.2 索赔类型
| 类型 | 说明 |
|---|---|
| 质量索赔 | 来料质量问题 |
| 数量索赔 | 短少/错发 |
| 交期索赔 | 延迟交货损失 |
| 其他索赔 | 其他原因 |
3.5.3 索赔状态
| 状态 | 说明 |
|---|---|
| 待确认 | 等待供应商确认 |
| 协商中 | 双方协商 |
| 已接受 | 供应商接受 |
| 已拒绝 | 供应商拒绝 |
| 已执行 | 赔偿已执行 |
| 已关闭 | 索赔关闭 |
3.6 供应商绩效
入口路径: 采购管理 → 绩效评估
功能说明:
- 供应商绩效排名
- 指标趋势分析
- 绩效等级评定
3.6.1 绩效指标
| 指标 | 说明 | 计算方式 |
|---|---|---|
| 交期达成率 | 准时交货比例 | 准时批次/总批次 |
| 来料合格率 | IQC合格比例 | 合格批次/总批次 |
| 索赔率 | 索赔金额占比 | 索赔金额/采购金额 |
| 配合度 | 主观评分 | 人工评分 |
3.6.2 绩效等级
| 等级 | 分数范围 | 说明 |
|---|---|---|
| A | 90-100 | 优秀供应商 |
| B | 80-89 | 良好供应商 |
| C | 70-79 | 合格供应商 |
| D | 60-69 | 需改进 |
| E | <60 | 不合格 |
3.7 采购退货
入口路径: 采购管理 → 采购退货
功能说明:
- 创建退货单
- 退货审批流程
- 库存联动管理
3.7.1 业务流程
3.7.2 创建退货单
操作步骤:
- 点击
新建退货 - 选择供应商
- 填写退货信息：
- 关联采购订单（可选）
- 选择退货物料批次
- 输入退货数量
- 填写退货原因
- 上传证据（质量问题照片等）
- 保存为草稿或提交审批
3.7.3 退货状态
| 状态 | 说明 | 库存影响 |
|---|---|---|
| 草稿 | 新建未提交 | 无 |
| 待审核 | 已提交审批 | 库存锁定 |
| 已审批 | 审批通过 | 保持锁定 |
| 已驳回 | 审批不通过 | 解除锁定 |
| 退货中 | 正在退货 | 保持锁定 |
| 已完成 | 退货完成 | 库存扣减 |
| 已取消 | 取消退货 | 解除锁定 |
3.7.4 库存联动说明
重要: 采购退货与库存紧密关联
| 阶段 | 库存变化 | 说明 |
|---|---|---|
| 提交审批 | 可用数量-N，锁定数量+N | 防止被其他业务使用 |
| 审批驳回 | 可用数量+N，锁定数量-N | 恢复正常可用 |
| 完成退货 | 总数量-N，锁定数量-N | 从冻结中出库 |
示例：退货20件
- 提交前：总数量100，可用100，锁定0
- 提交后：总数量100，可用80，锁定20
- 完成后：总数量80，可用80，锁定0
4. App端操作指南
4.1 采购收货
入口位置: 采购模块 → 采购收货
功能说明:
- 扫码快速收货
- 现场拍照记录
4.1.1 扫码收货
操作步骤:
- 点击
扫码收货 - 扫描采购订单条码或物料条码
- 系统显示待收货信息
- 核对物料和数量
- 输入本次收货数量
- 填写批次信息：
- 批次号
- 炉号（如有）
- 拍照记录（建议必拍）
- 选择入库仓库
- 确认收货
4.1.2 拍照要求
- 必拍场景:
- 外包装状态
- 物料标签
- 送货单
- 选拍场景:
- 物料外观
- 数量清点
4.2 待收货查询
入口位置: 采购模块 → 待收货
功能说明:
- 查看待收货订单列表
- 按供应商/物料筛选
显示信息:
- 订单编号
- 供应商
- 物料/数量
- 交货日期
- 延期状态
5. 注意事项
5.1 操作禁忌
| ❌ 禁止行为 | 后果 | 正确做法 |
|---|---|---|
| 收货不核对数量 | 账实不符 | 逐件清点 |
| 不拍照记录 | 纠纷无证据 | 必须拍照 |
| 跳过IQC入库 | 不良品流入生产 | 等待检验 |
| 超收不审批 | 预算超支 | 超收需审批 |
| 虚假收货 | 财务损失 | 如实记录 |
5.2 常见错误
| 错误提示 | 原因 | 解决方法 |
|---|---|---|
| "订单已关闭" | 订单状态不允许收货 | 联系采购员 |
| "超出订单数量" | 收货超过订单量 | 减少收货量或审批超收 |
| "供应商已禁用" | 黑名单供应商 | 更换供应商 |
| "物料不在订单中" | 扫错物料 | 核对物料 |
5.3 延期预警
预警规则:
- 交期前3天：黄色预警
- 交期当天：橙色预警
- 超过交期：红色预警
预警推送:
- 推送给下单采购员
- 推送给采购主管
6. 常见问题FAQ
Q1: 收货后发现数量不对怎么办？
A:
- 立即联系采购员
- 在系统中做差异说明
- 补收或退货处理
- 必要时创建索赔
Q2: 供应商送错货怎么处理？
A:
- 拒绝收货
- 拍照记录
- 通知采购员
- 安排退回或换货
Q3: 紧急物料可以跳过IQC吗？
A:
- 原则上不允许
- 紧急情况需走特批流程
- 批准后可"让步接收"
- 后续补检并记录
Q4: 如何处理供应商价格变更？
A:
- 供应商提供调价通知
- 采购主管审批
- 在供应商物料价格中更新
- 系统自动记录价格历史
Q5: 索赔流程多久完成？
A:
- 供应商确认：3个工作日
- 协商解决：根据情况
- 建议30天内关闭
- 超期自动升级提醒
7. 快速参考卡片
采购员每日操作清单
□ 1. 查看采购看板待办
□ 2. 处理MRP采购建议
□ 3. 创建/提交采购订单
□ 4. 跟踪延期订单
□ 5. 确认收货情况
□ 6. 处理索赔事项
□ 7. 更新订单状态收货员每日操作清单
□ 1. 查看待收货列表
□ 2. 核对送货单
□ 3. 清点收货数量
□ 4. 扫码录入系统
□ 5. 拍照留存
□ 6. 确认入库仓库
□ 7. 通知IQC检验快捷入口
| 功能 | App入口 | Web入口 |
|---|---|---|
| 采购收货 | 采购→扫码收货 | 采购管理→采购收货 |
| 待收货 | 采购→待收货 | 采购管理→采购订单 |
| 订单管理 | - | 采购管理→采购订单 |
| 供应商 | - | 采购管理→供应商管理 |
| 索赔 | - | 采购管理→索赔管理 |
订单状态代码
| 代码 | 状态 |
|---|---|
| DRAFT | 草稿 |
| PENDING | 待审核 |
| CONFIRMED | 已确认 |
| PARTIAL | 部分到货 |
| RECEIVED | 全部到货 |
| CLOSED | 已关闭 |
| CANCELLED | 已取消 |
文档维护: IT部门
咨询热线: 分机 8888
生效日期: 2025-12-29